İŞ YERİ MUHASEBESİ NASIL TUTULUR?
İşletmenizin finansal işlemlerini kayıt altına alarak her türlü mali işlemlerinizi takip edebilirsiniz. İşletmenize ait muhasebe işlemlerini takip etmeniz için ilk aşama olarak bir ön muhasebe işlemlerini kayıt altına almanız gerekir. Ön muhasebe işlemleri aşaması, genel muhasebenin ilk adımıdır. İş yeri muhasebe işlemleri bir işletmenin finansal yönetimini sağlayan bütün işlemlerinin takip edilmesidir. İşletmenin cari, nakit, çek, senet, stok, fatura ve banka hesaplarının kayıtları ve hareketleri, ön muhasebe işlemleri ile takip edilir. Ön muhasebe işlemlerinin genel muhasebe işlemleri için bir ön hazırlık niteliğindeki işlemlerdir. İşletmenize ait faturaların takibi, çek- senet takipleri, gelir-gider gibi işlemlerin işletme sahiplerince düzenli bir şekilde yapılması resmi işlemlerin takibi, için mali müşavirlerin işlerinin kolaylaşmasını sağlar ve şirket muhasebesinin de daha düzenli tutulmasını sağlar. İş yeri muhasebe işlemlerini kayıt altına alabilmek için çeşitli yöntemler vardır bunlardan bazıları bilgilerinin tamamı bir defter yardımıyla tutulur. Defterin kaybolması veya zarar görmesi gibi tehlikeleri bulunmaktadır bu yüzden eskide kalmış bir yöntemdir. Diğer bir yöntem ise Excel'de ön muhasebe tutmaktır ancak Excel’ de çokça bulunan fonksiyonlardan ve formüllerden dolayı teferruatlı bir yöntemdir. Excel yöntemini kullanabilmek için Excel'i çok iyi hakim olmak gerekiyor. Çünkü raporları ve tabloları oluşturmak çok uzun süre alabilir. Bunun yanında bilgisayarınızın arızalanması ya da çalınması durumlarında tüm verilerinizi kaybetmekle karşı karşıya kalabilirsiniz. Bu yüzden sürekli yedekleme işlemleri yapmanız gerekiyor. Bazı işletmeler ise işletmelerinde çalışan bir muhasebe personeli ile bir yazlım firmasından destek alarak kendi içlerinde oluşturdukları muhasebe yazılımıyla ön muhasebelerini işletme içerisinde tutmayı uygun bulurlar. Bu durum akabinde lisanslı yazılımın ücretini ve ekstra maliyetlerini ortaya çıkmasına neden olur. Günümüzde artık açıklamalarını yaptığımız geleneksel yöntemler yerini bulut tabanlı ve çevrimiçi kullanılabilen ön muhasebe programlarına yerini bıraktı. Çevrimiçi ön muhasebe programları ile verileriniz bulut tabanlı bir uygulamada saklanır. İnternet erişimine sahip olduğunuz her noktadan bütün muhasebe verilerinize ulaşabilir ve istediğiniz güncellemeleri yapabilirsiniz. Bunun yanında artık kullanıcı dostu ara yüze sahip özellikler olduğu için kullanımınızı kolaylaştıracaktır. Bu yöntemlerden birini seçtikten sonra artık yapacağınız işlemler sırasıyla:
Kasa Takibi: Firmanıza ait günlük olarak oluşan gelir, gider ve nakit akışlarının takibi için kullanılır. Nakit giriş çıkışları kayıtlı olarak tutularak yapılan tahsilat ve ödemeler kayıt altına alınır. Böylece firmanıza ait tüm nakit işlemlerinizi takip edebilirsiniz.
Banka Hesaplarının Takibi: İşletmenizin çalıştığı bankalar aracılığıyla gerçekleştirdiğiniz ödemelerinizi, çeklerinizi, havale ve tahsilat gibi işlemlerinizi takip etmek ön muhasebenin başlıca konularındandır.
Çek ve Senetlerin Takibi: Alınan ve verilen çekler ve senetler ön muhasebede işlenir ve kaydedilir. Çek ve senetlerinizin ödeme tarihlerini ve miktarlarını takip ederek, işletmenizin nakit akışları hakkında bilgileri detaylı görebilirsiniz.
Fatura ve İrsaliye Takibi: Satılan veya alınan hizmet veya ürünlerin karşılığında fatura kesim işlemleri yapılır. İrsaliye ise ürünün nakliye işlemleri sırasında kullanılan bir sevk belgesidir. Bütün fatura ve irsaliye işlemleri ön muhasebe içerisindedir.
Stok Giriş Çıkış İşlemleri: Ürün alım ve satımı yapan işletmelerin depolarındaki ürünlerinin takibinin yapılması stoklarda hangi üründen ne kadar var gibi sayım işlemlerinin kaydedilmesi de ön muhasebenin konularındandır. Ürün alışlarında alış faturası ile birlikte sisteme girişi yapılır, ürünlerin satışlarında ise satış faturası ile birlikte stoklardan sayı düşülür. Bu sayede hangi ürünün daha çok satıldığı hangi ürünün satılmadığının tespiti kolayca yapılır depodaki malların stok durumlarının tespiti kolayca öğrenilmiş olur.
Cari Hesap Takibi: Alıcı ve satıcı hesaplarının tamamına cari hesap denir. Bütün alım satım işlemleri; ödeme işlemleri, tahsilat işlemleri, borç ve alacakların takibi cari hesaplar tarafından yapılır.
Çalışan Takibi: İşletmenizde çalışan personellerin maaş, avans, prim ve vergi işlemlerini takip etmek ödemelerinizi bu bilgiler dahilinde planlamak için önemli bir kayıt işlemidir.